6. Keskeytysten ja viivyttelyn hallinta


Yksi suurimmista kiireen tunteen aiheuttajista liittyy työn jatkuvaan keskeytymiseen ja sen mukanaan tuomiin ongelmiin. Kun ajatus katkeaa ja joudutaan rakentamaan ratkaistavana olevan asian tietokehikko toistuvasti uudelleen, joudutaan tilanteeseen, jossa virheiden mahdollisuus kasvaa ja työn tekeminen keskeytyy jatkuvasti.

Koska työskentelymme jatkuva keskeytyminen tarkoittaa meille väistämättä tehokkuusongelmia ja kiireen lisääntymistä, on keskeytysten tunnistamisella ja niiden etukäteisellä hallinnalla todella suuri merkitys siihen millaisiksi työpäivämme muodostuvat. Suomessa tehdyn 925-tutkikmuksen mukaan ihmiset keskeyttävät työnsä n. 11 minuutin välein ja keskeinen syy keskeytyksiin on ihmisten oma toiminta. Ongelma keskeytyksissä muodostuu siitä, että meillä kestää tutkimusten mukaan keskeytyksen jälkeen n. 25 minuuttia palata keskeytystä edeltäneeseen tilanteeseen. Tämä johtuu ensinnäkin muistimme toiminnasta.

Suurin syyllinen tähän on työmuistimme, jonka kapasiteetiksi kuvaillaan useimmiten, että pystymme pitämään mielessä 5-9 asiaa kerrallaan. Kun olemme keskittyneitä työhömme olemme ladanneet työmuistiimme tuon kapasiteettimme täyttävän määrän asioita. Kun sitten toimintamme keskeytyy, alamme täyttää työmuistiamme uuden tapahtuman vaatimilla asioilla. Työmuistimme toimii loogisesti vapauttamalla muistissa aiemmin olleet asiat, jotta voisimme selvitä uudesta tilanteesta. Tämän vuoksi joudumme keskeytyksen jälkeen rakentamaan työmuistimme sisällön uudelleen edellistä tehtävää vastaavaksi ja mitä monimutkaisempi tai hankalampi asia, sitä pidempi aika meiltä kuluu tuohon “jälleenrakennukseen”. –


Keskeytykset

Turhat palaverit ja kokoukset

Omaan työhön liittymättömät palaverit, yllättävät kokoukset tai keskustelut katkaisevat osaltaan työn sujumisen. Usein palaverit kuuluvat kuitenkin työntekijän perustyöhön, joten niiden sijoittaminen kalenteriin on tällöin osa normaalia työn suunnittelua. Katso tarkemmat tiedot osiosta Palaverien hallinta.

Multitasking

Teknologiset keskeytykset
  • Teknologiset keskeytykset ovat keskeytyksiä, jotka johtuvat erilaisista teknologisista välineistä ja järjestelmistä, kuten vaikkapa tietokoneista, älypuhelimista, sähköpostista, pikaviestisovelluksista, kalenterimuistutuksista ja muista vastaavista teknologian tuottamista hälytyksistä. Nämä keskeytykset vaikuttavat työskentelyyn ja keskittymiseen erityisesti silloin, kun henkilö suorittaa tehtäviä, jotka vaativat tiukkaa keskittymistä käsillä olevaan tehtävään. Esimerkit teknologisesta keskeytyksestä liittyvät useimmiten käytössämme olevan tekniikan tuottamiin hälytyksiin ja ilmoitusmerkintöihin. Samalla kun työntekijä keskittyy tärkeään tehtävään ja saadessaan sähköpostiin ilmoituksen uudesta viestistä, avaa sen ja alkaa tarkastelemaan viestin sisältöä tarkemmin. Sama koskee myös muita esim. sosiaalisen median tuottamien hälytyksien kautta syntynyttä tarvetta siirtää huomio pois työtehtävästä.. Teknologiset keskeytykset voivat olla erityisen hankalia. Olemme nykyään jatkuvasti saarrettuina erilaisien teknologisten välineiden tuottamilla ilmoituksilla. Näiden keskeytysten hallinta ja rajoittaminen voi olla tärkeää, jotta työntekijä voi säilyttää tehokkuuden ja keskittymisen vaativissa tehtävissä. Keskeytykset voivat johtua myös tietojärjestelmien toimimattomuuksista, hitaudesta tai jatkuvista sisäänkirjautumisten tarpeista.

Asiantuntijat työskentelevät keskittyneesti 4 tuntia päivässä. Lopun ajan he häiritsevät työtovereitaan

Osmo Soininvaara

Sosiaaliset keskeytykset

Sosiaaliset keskeytykset ovat tilanteita, joissa henkilöä häiritään tai keskeytetään muiden ihmisten, erityisesti kollegoiden tai tiimiläisten, toimesta. Nämä keskeytykset johtuvat usein sosiaalisista vuorovaikutustilanteista, kuten keskusteluista, puheluista, sähköposteista, pikaviesteistä tai spontaaneista tapaamisista. Sosiaaliset keskeytykset voivat tapahtua fyysisesti työpaikalla tai digitaalisesti erilaisten viestintävälineiden kautta. Esimerkki sosiaalisesta keskeytyksestä voi olla tilanne, jossa työntekijä on täysin keskittynyt työtehtäväänsä ja hänet keskeytetään kollegan saapuessa työhuoneeseen ja aloittaessa keskustelun aiheesta, joka ei liity suoraan kyseiseen tehtävään. Keskeytys voi olla myös virtuaalinen ja digitaalinen, esimerkiksi sähköpostin tai pikaviestin vastaanottaminen työtehtävää tehdessä, mikä saa henkilön siirtymään huomionsa viestin lukemiseen ja vastaamiseen.

Mitä tapahtuu kun työ keskeytyy?
  • Menetetään keskittymisen edut – Jokainen keskeytys, kuten puhelu, sähköposti tai pikaviesti, katkaisee keskittymisen ja vaikeuttaa pääsemistä takaisin aiempaan tilaan. Tämä hidastaa merkittävästi tehtävien suorittamista ja saattaa aiheuttaa virheitä.
  • Aika ja resurssit – Jokainen keskeytys vie aikaa ja vaatii resursseja siirtyä takaisin työn ääreen. Tämä lisää kokonaisaikaa, jonka tarvitset tehtävän suorittamiseen.
  • Tehokkuuden lasku – Toistuvat keskeytykset hidastavat työn etenemistä ja laskevat tehokkuutta. Tänä näkyy luonnollisesti vähäisempänä tehokkuutena ja töiden valmistumisen viivästymisenä ja heikompana laatuna.
  • Stressi ja turhautuminen – Liialliset keskeytykset aiheuttavat stressiä ja turhautumista, mikä vaikuttaa negatiivisesti työmotivaatioon ja hyvinvointiin.

Keskeytysten ehkäiseminen ja hallinta

Mitä voin tehdä?
  • Aikataulutus – Suunnittele päiväsi etukäteen ja varaa aika keskittymistä vaativille tehtäville. Ilmoita kollegoille, että olet silloin poissa saatavilta. Tämän voit tehdä monellakin tavalla.
    • Tee kalenterimerkintä yhteiskäytössä olevaan kalenteriin.
    • Lisää tilapäivitykseksi “Varattu” kalenteriisi
    • Pyydä kollegoitasi välttämään yhteydenottoa kun työhuoneesi ovi on kiinni
    • Laita automaattiset vastaajat aktiivisiksi ja kerro niiden vastauksissa miten ja milloin ehdit ottamaan yhteyttä.
  • Keskittymisjaksojen luominen . Tunnista milloin olet tehokkaimmillasi ja sijoita tärkeimmät ja erityistä keskittymistä vaativat tehtävät näihin ajanjaksoihin. Vältä itse aiheutettuja keskeytyksiä. Työskentele keskittymisjaksoissa, esimerkiksi Pomodoro-tekniikan mukaisesti 25 minuuttia keskittynyttä työskentelyä. Pidä sen jälkeen lyhyt tauko ja sitten uusi 25 minuutin jakso jne. Vältä lyhyiden taukojen aikana keskittymistä viesteihin ja sosiaaliseen mediaan. Katso tarkemmat tiedot osiosta Kiireen hallinnan työkalut – Pomodoro-tekniikka.
  • Sähköpostit, pikaviestit, puhelut ja sosiaalinen media – Käsittele sähköposteja, pikaviestejä (Slack Teams ym.) ja sosiaalisen median viestejä erillisinä aikoina päivässä, älä anna niiden keskeyttää jatkuvasti. Esimerkiksi itselläni toimii hyvin malli, jossa luen sähköpostit aamulla ensimmäisenä työtehtävänä. Toisen kerran ennen kuin lähden lounaalle. Iltapäivän aluksi käsittelen kiireelliset sähköpostit ja työpäivän päätteeksi silmäilen sähköpostit ja vastaan kiireellisimpiin. Puheluihin vastaaminenkin voidaan välttää kun keskitytään tärkeimpiin asioihin. Laita puheluiden äänet hiljaiselle ja soita takaisin vastaamattomiin numeroihin sinulle paremmin sopivina aikoina. Tämähän on normaali tapa silloin kun ollaan palaverissa, mikset siis voisi käyttää samaa tapaa muulloinkin.
  • Keskittynyt työskentely ilman keskeytyksiä –  Luo fyysinen tai virtuaalinen tila, jossa voit työskennellä keskeytyksettä tietyn ajan. Jos mahdollista, työskentele hiljaisessa ympäristössä tai käytä kuulokkeita vähentääksesi ympäröivää melua. Aina ei kuitenkaan ole kyse pelkästään hiljaisuudesta, vaan juuri sen hetkiseen työhön sopivasta ympäristöstä. Esimerkiksi yhä useammin näkee ihmisiä työskentelemässä etätöissä  kahviloissa, joissa ei ole hiljaista, mutta itse pidän sellaisesta työympäristöstä ja olen huomannut, että useat muutkin kokevat sellaisen ympäristön mukavaksi työskennellä.
  • Priorisointi – Pidä tehtävälistaa ja priorisoi tehtävät. Kun olet kerran tehnyt tehtävälistasi, voit jatkossa vain päivittää listaa ja priorisoida tehtävät uudelleen. Keskity ensin tärkeimpiin tehtäviin ja siirry vähemmän kiireellisiin myöhemmin. Noudata Eisenhower-periaatetta. Osan tehtävistä voit todennäköisesti joko jättää vähemmälle huomiolle ja osan poistaa listoiltasi kokonaan. Katso lisätietoja oppitunnista Priorisointi.
  • Saavutettavuusasetukset – Käytä saavutettavuusasetuksia viestintäsovelluksissasi, jotta voit valita, milloin haluat vastaanottaa ilmoituksia. Toinen vaihtoehto on, että säädät hälytykset hiljaisiksi ja laitat saapuneiden viestien visuaaliset merkit pois päältä. Puhelin on usein se pahin keskeytysten aiheuttaja, sillä useimmat ovat keskittäneet kaiken viestintänsä kulkemaan myös sen kautta. Aivotutkijat suosittelevat myös sitä, että jos haluat työskennellä rauhassa sijoita matkapuhelin pois näkyviltä, niin pystyt välttämään kiusauksen tarkastaa tulleita viestejä ja päivityksiä.
  • Delegointi – Jos mahdollista, delegoi tehtäviä tai pyydä apua kollegoilta, jotta voit keskittyä oleellisiin asioihin. Aina se ei tietenkään ole mahdollista, siksi priorisoinnilla on niin suuri merkitys. Tiedetään mitkä asiat ovat tärkeimpiä ja tiedetään mitä asioita ei tarvitse tehdä ja tiedetään mitkä asiat voi tehdä pienemmällä ajankäytöllä ja intensiteetillä.
  • Tiedosta omat tottumuksesi – Huomioi, milloin olet altis keskeytyksille (esim. tietty aika päivästä) ja suunnittele työskentelytapasi sen mukaisesti. Tottumuksia voi myös rakentaa itse. Toistamalla selkeää itse rakentamaasi toimintamallia, siitä syntyy uusi tapa ja tottumus, josta et hetken kuluttua haluaisi luopua.

Keskeytysten poistaminen ja hallitseminen vaatii omien tottumusten ja työskentelytapojen tarkastelua sekä mukauttamista. Pienillä muutoksilla voit parantaa keskittymistäsi ja tuottavuuttasi merkittävästi.

Multitasking

Moniajo eli multitasking tarkoittaa yritystä suorittaa useita tehtäviä tai toimintoja samanaikaisesti tai lomittain lyhyessä aikajaksossa. Se viittaa tilanteeseen, jossa yksilö yrittää hoitaa useita erilaisia tehtäviä tai toimintoja samanaikaisesti tai nopeasti vaihdellen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että henkilö yrittää vastata sähköposteihin samalla kun puhuu puhelimessa ja osallistuu verkkokokoukseen. Vaikka multitasking voi vaikuttaa tehokkaalta ja tuottavalta, tutkimukset ovat osoittaneet, että ihmisen aivot eivät todellisuudessa kykene käsittelemään montaa tehtävää yhtäaikaisesti samalla tehokkuudella. Multitasking voi johtaa siihen, että tehtävien suorituskyky ja laatu heikkenevät, ja se voi myös lisätä virheiden riskiä. Aivot joutuvat vaihtamaan nopeasti tehtävästä toiseen, mikä käytännössä heikentää työsuoritusta.

Sosiaaliset keskeytykset ja ympäristön vaikutukset

Sosiaalisiin keskeytyksiin voit vaikuttaa mm. sillä, että luot tietoisesti itsellesi aikoja ja paikkoja, jossa vältyt keskeytyksiltä. Tehokkaaksi tällainen muodostuu siinä vaiheessa kun koko organisaatio on luonut selkeät pelisäännöt toiminnalle. Esimerkiksi voidaan sopia vaikkapa, että huoneen oven sulkeminen kertoo muille siitä, että työ on siinä vaiheessa, että häiriö ei ole toivottavaa.

Opettele myös sanomaan työtovereillesi kohteliaasti että nyt on tilanne se, ettei keskustelu ole mahdollista. Ehdota uutta aikaa, jos asia on sellainen, että se vaatii kokoontumisen.

Tekniikka

Tämän päivän ehkä suurin keskeytysten aiheuttaja liittyy käytössämme oleviin ohjelmistoihin ja niiden erilaisiin hälytyksiin. Olemme rakentaneet elämämme kovin hälytyksiä täynnä olevaksi.

Toinen suuri keskeyttäjä on huonosti tai hitaasti toimiva tekniikka. Samalla kun meidät on opetettu toimimaan omina sihteereinämme ja hallinnoimaan erilaisia järjestelmiä, meille on jäänyt entistä vähemmän aikaa niille omille varsinaisille tehtäville.  Todennäköisesti sen vuoksi yritämme selvitä usein varsin pintapuolisella osaamisella kaikista käytössämme olevista järjestelmistä.

Ohjelmistojen käyttöönottovaiheessa törmätään usein ongelmiin, jotka ovat syntyneet tiedon siirrossa vanhasta järjestelmästä uuteen. Onkin tärkeää, että tietojen siirron jälkeen käydään tarkasti läpi siirron onnistuneisuus. Kaikkia asioita ei tietenkään pysty varmistamaan täydellisesti. Siksi onkin tärkeää ymmärtää ohjelmiston vaihdokseen lähes väistämättä liittyvät ongelmat.

Kun on tutkittu tietojärjestelmien aiheuttamia ongelmia esimerkiksi uuden järjestelmän käyttöönoton yhteydessä, on yleensä  suurimpana ongelmien aiheuttajana henkilöstön järjestelmän käyttöön liittyvä osaamisen puute. Koulutus on toteutettu useimmiten ns. massakoulutuksena ja ihmiset kokevat tietojärjestelmien muutokset yleensä hyvin negatiivisina ja rasittavina asioina. Henkilökohtainen käytön aloittaminen saattaa tapahtua vasta muutaman viikon tai kuluttua, joten massakoulutusten hyöty jää saavuttamatta, jos työntekijä ei itse ole aktiivisesti opettelemassa uutta tietojärjestelmää. Usein tietojärjestelmien oston yhteydessä saadaan käyttöön ns. hiekkalaatikkoympäristö, joka on saman ohjelmiston harjoitusympäristö. Tätä hiekkalaatikkoa tulisi muistaa hyödyntää myöhempien ongelmien välttämiseksi. Kannattaa tässäkin muistaa, että osaamisen muodostuminen vaatii useita toistoja onnistuakseen.

Usein esimerkiksi henkilöstöhallintoon liittyvissä sovelluksissa työntekijät tarvitsevat vain rajallisia ominaisuuksia. Ohjelmistojen kokonaisohjeistot on tarkoitettu niille jotka työkseen käyttävät ko. ohjelmistoa, eikä niiden omaksuminen työntekijöiden tasolla näistä massaohjeista kovinkaan helppoa. Hyvä ratkaisu on se, että tehdään yksityiskohtainen prosessiohjeistus joko videona tai kuvakaappauksin kerrottuna ohjeena (teksti tai äänitiedosto), joka kertoo yksityiskohtaisesti mitä tehdään milläkin näytöllä ja miten prosessi etenee. Tällä tavoin voidaan yhdellä ohjeistuksella vähentää työntekijöiden tuntemaa pelkoa osaamattomuudesta uuden järjestelmän edessä.

Tekniset ongelmat, tietokoneen kaatumiset, ohjelmisto-ongelmat tai verkko-ongelmat ovat usein keskeytysten taustalla.

Tiedostojen ja tietojen etsiminen

Joudumme usein kuluttamaan paljon työaikaamme kateissa olevan tiedon löytämiseen. Vaikka tekniikka onkin sillä saralla kehittynyt huomattavasti takavuosiin verrattuna, on meillä useimmiten käytössä kohtuullisen vanhahtavat työkalut tiedon hallitsemiseen. Samalla käsiteltävän tiedon määrä on on lisääntynyt merkittävästi. Sanotaankin, että käsittelemme nylkyisin päivässä saman verran tietoa kuin isoisovanhempamme aikoinaan vuodessa.

Ongelmaksi tiedon tallentamisessa ja sitä kautta sen löytämisessä muodostuu se, että tieto pirstaloituu eri kanaviin ja erilaisiin tallenneympäristöihin ja tietojärjestelmiin. Suurimman ongelman aiheuttaa nykyään lisäksi se, että emme aina voi olla varmoja siitä, että käsittelemämme tieto on ajantasaista.

Suuri osa organisaatioiden dokumentaatiosta on vanhentunutta tietoa

Jukka Linden

Meidän pitäisi hallita tietoa siis koko tiedon elinkaaren ajalta. Se tarkoittaa paitsi uuden tiedon tunnistamista, myös vanhentuneen tiedon merkitsemistä vanhentuneeksi tai poistamista kokonaan.

Tyypillistä organisaatioissa onkin se, että käytössä on paljon erilaisia työvälineitä, jotka eivät tietenkään keskustele keskenään. Jotkin keskustelut käydään sähköpostitse, toiset puhelimen erilaisilla viestivälineillä. Lisäksi on käytössä useita yhteistyöhön jotenkin taipuvia erillisiä sovelluksia tai joidenkin sovellusten lisänä toimivia tiedonhallintaan sopivia alustoja. Siihen voi lisätä vielä erilaiset asianhallintaohjelmistot, jotka ovat ammattimaiseen tiedonhallintaan keskittyneitä alustoja. Näillä hoidetaan usein isoimmissa organisaatioissa ja erityisesti julkisessa hallinnossa virallinen viestiliikenne ja asiakirjojen säilytys. Näiden alustojen ongelma on usein niiden monimutkaisuus, joka tuottaa ongelmia loppukäyttäjilleen.

Mitkään näistä välineistä eivät ole ongelmattomia, koska meillä on usein tapana säilöä tietoa omien mieltymystemme mukaisesti. Ja koska kaikki ajattelevat omalla tavallaan ja omista lähtökohdistaan, logiikkamme eivät aina kohtaa toisiaan. Lisäksi tietoa ja tietämystä jaetaan suullisesti erilaisina ohjeina, käskyinä ja tehtävänantoina, joita me kaikki saatamme ymmärtää myös omalla logiikallamme. Ei siis ole mikään ihme, että tieto ja tiedon hallinta on sirpaloitunut hankalasti hahmotettavaksi ja ymmärrettäväksi.

Voikin sanoa, että ensinnäkin koko tiedon elinkaaren hallinta tuottaa meille ongelmia ja kuluttaa aikaamme. Ongelmia on myös tiedonhallintaprosessin koko elinkaaren ajan vastaan tulevissa yksityiskohdissa. Miten tallentaa tietoa, minne tallennetaan, kuka tietoa tarvitsee, miten tieto saadaan kaikkien tarvitsijoiden saataville ja estetään sen valuminen niille joille se ei saa mennä? Miten hallitsen tiedonhallinnan prosessiin liittyvät ohjeistukset ja tiedolle määritellyt tallennusspeksit? Mistä etsin toisten tallentamaa tietoa? Joskus on hankala muistaa edes omia tallennuslogiikoita silloin kun tietoa on paljon käsiteltävänä. Miten varmistetaan, että tieto joka on jaettu oikeisiin osoitteisiin, myös ymmärretään jokaisen kohdalla samalla tavalla?

Tämä kaikki johtaa siihen, että joudumme käyttämään paljon aikaa. Joissakin tutkimuksissa on todettu, että pahimmillaan käytämme 25 % työajasta pelkästään tietojen etsimiseen ja siihen liittyviin asioihin. Onko siis ihme, että tulee kiire. Useimmat kokevat tuon olevan myös mentaalisesti haastavaa ja stressiä aiheuttavaa. Onkin joskus tosi turhauttavaa kun muutenkin vähissä oleva työaika kuluu toissijaisiin tekemisiin. Aika harvalla meistä on tiedon etsiminen päätehtävänä.

Miten sitten asiaa voisi ratkoa?

Jokaisella työpaikalla on aivan omanlaisensa rakenne ja tarpeet tiedon käsittelyyn ja löytämiseen. Toiset työntekijät pärjäävät suurimman osan ajastaan muutamilla ohjeilla, jotka parhaimmillaan ovat helposti saatavilla silloin kun niitä tarvitsee. Toisille tieto on työväline, jolla rakennetaan uusia tuotteita tai ratkotaan eteen tulevia ongelmia. Tärkeää onkin siten se, että tunnistetaan työpaikalla yhdessä tuumin se, mitä tietoa tarvitaan ja miten taltioituna se olisi helpoimmin löydettävissä.

Kun on tunnistettu se, mitä tietoa tarvitaan ja mitä säilötään, on valittava se millä tavoin sitä hallitaan. Taaskin on mietittävä tiedon koko elinkaarta ja välineiden toimivuutta omassa ympäristössä. Tähän työhön liittyy olennaisena osana tiedon arkkitehtuurin suunnittelu. Millaista tarvittavaa tietoa meillä on? Miten sitä pystyy parhaiten käsittelemään? Samalla luodaan yhteistä ymmärrystä tiedon luonteesta ja käytössä olevista käsitteistä eli tiedon ylintä tasoa, yhteistä ymmärrystä. Tähän rakennustyöhön ja päätöksiin välineiden valinnasta on hyvä ottaa mukaan kattava edustus organisaation eri toimialueilta. Tällä tavoin saadaan luotua yhteistä ymmärrystä paitsi omista myös muiden tavoitteista tiedon johtamisen alueelta. Lopulta valittu järjestelmä tulee kouluttaa hyvin kaikille tarvitsijoille. Ja nimenomaisesti hyvin, eli kertaluonteinen massakoulutus on hyvä alku, mutta jäädessään siihen, tuottaa jatkossa paljon ongelmia osaamisen näkökulmasta.

Henkilökohtaisella tasolla tiedon hallinta on aivan yhtä tärkeää kuin organisaatioissakin. Miten huolehdimme, että meillä on nopea ja helppo pääsy kulloinkin tarvitsemaamme tietoon. Sähköposti on varmasti yksi keskeinen väline jokaisella, mutta tiedon hallintaan se on varsin sopimaton. Minne tallennetaan tärkeät tiedostot, sopimukset, erilaiset asiakirjat jne? Tähän löytyy paljon hyviä välineitä, esimerkkeinä mm. Evernote ja Microsoftin One Note, joilla asioiden mukana pitäminen on helppoa ja vähätöistä. Näillä pystyy tietoa käsittelemään niin metatietoina, muistikirjoina kuin yksittäisinä muistiinpanoina. Näiden välineiden perusversiot, joilla pärjää tosi pitkään ovat maksuttomia, joten niiden testaaminen ja käyttöönotto on helppoa. Itse olen käyttänyt Evernotea vuodesta 2011 lähtien, enkä halua luopua siitä jatkossakaan. Muistiinpanojen tekeminen on nopeaa ja voin tehdä niitä kaikilla käytössäni olevilla sähköisillä välineillä. Tiedot ovat aina helposti saatavilla, olen missä tahansa. Tiedot on helppo löytää. Ajankäytön kannalta siis helppoa varsinkin kun olen keskittänyt siihen kaiken irrallisen tiedon hallinnan.

Muut keskeytykset

Palaverit ja kokoukset

Palavereista on tehty kokonaan oma osionsa. Käy tutustumassa siihen täältä.

Omat asiat

Omien asioiden hoitaminen työaikana keskeyttää työn tekemisen. Pyri hoitamaan omat asiat työpäivän aikana keskitetysti jos se suinkin on mahdollista, sillä muuten aiheutat itsellesi turhaa kiirettä.

Kiireelliset pyynnöt

Työpaikan ympäristötekijät

Työpaikan ympäristötekijöiden aiheuttamat keskeytykset johtuvat useimmiten melusta, avokonttorin keskusteluista, äkillisistä häiriötekijöistä tai työpaikan hälinästä. Keskeytykset voivat johtua myös toimimattomista työvälineistä ja työn luonteen vuoksi tekemiseen huonosti sopivista tiloista. Avokonttorit tunnistetaan usein työntekijöiden keskuudessa hankaliksi työympäristöiksi. Esimerkiksi kymmenen hengen avokonttorissa erilaisten keskeytyksiä tuottavien hälytysäänten ja keskusteluiden häly häiritsevät monia työntekijöitä.

Työaikana hoidettuja omia asioita

Työaikana tulee usein hetkiä, jolloin joutuu käsittelemään myös omia asioita. Esimerkiksi puhelut perheeltä, ystäviltä tai sidosryhmiltä voivat häiritä työskentelyä. Usein törmää myös systemaattisempiinkin ja pidempikestoisempiin työaikana hoidettuihin muihin asioihin.

Tietojärjestelmiä ja niiden aiheuttamia teknisiä ongelmia

Tekniset ongelmat, tietokoneen kaatumiset, ohjelmisto-ongelmat tai verkko-ongelmat ovat usein keskeytysten taustalla.

  • Kiireellisiä pyyntöjä – Yllättävät kiireelliset pyynnöt tai tehtävät voivat vaatia välitöntä huomiota. Etenkin suoraan asiakkailta ja esimiehiltä tulevat kiireelliset pyynnöt vaativat usein pikaista tarttumista asiaan.
  • Häiriöitä työympäristössä – Rakennuksessa tapahtuvat huolto- tai korjaustyöt, ilmastointiongelmat tai muut ympäristöhäiriöt voivat häiritä työskentelyä.
  • Oman ajankäytön hallinta – Huonosti hallittu ajankäyttö ja keskittymisen puute johtavat mitä todennäköisimmin omiin sisäisiin keskeytyksiin.

Palaverit ja kokoukset

Palavereista on tehty kokonaan oma osionsa. Käy tutustumassa siihen.

Omat asiat

Kiireelliset pyynnöt

  • Kiireellisiä pyyntöjä – Yllättävät kiireelliset pyynnöt tai tehtävät voivat vaatia välitöntä huomiota. Etenkin suoraan asiakkailta ja esimiehiltä tulevat kiireelliset pyynnöt vaativat usein pikaista tarttumista asiaan.
  • Häiriöitä työympäristössä – Rakennuksessa tapahtuvat huolto- tai korjaustyöt, ilmastointiongelmat tai muut ympäristöhäiriöt voivat häiritä työskentelyä.
  • Oman ajankäytön hallinta – Huonosti hallittu ajankäyttö ja keskittymisen puute johtavat mitä todennäköisimmin omiin sisäisiin keskeytyksiin.

.

.

  • Tiedonhallinta
    • Pyri järjestämään ja tallentamaan työssäsi tarvitsemasi asiakirjat ja tiedostot siten, että löydät ne helposti
    • Käytä avainsanoja ja metatietoja varmistaaksesi materiaalin nopean ja helpon löytämisen
    • Pidä muistiinpanovälineet lähellä. Kun saat idean kesken toisen tehtävän, kirjaa ideasi ylös ja jatka kesken olevaa tehtävää

Viivyttely

Testaa oletko viivyttelijä

Testaa itsesi oletko taipuvainen viivyttelemään tehtävien aloittamista ja suorittamista.

Kuinka monen prosentin todennäköisyydellä sinulla on taipumus viivyttelyyn. Mitä suurempi prosentti sen todennäköisemmin viivyttelet asioiden toteuttamista.

Mitä on viivyttely?

Oletko joskus törmännyt tilanteeseen, jossa sinulla on kiire suorittaa joku tärkeä, mutta aikaa vievä tehtävä loppuun? Tehtäväsi on haastava ja mielesi tahtoo saada sinut tekemään aivan muita asioita välttääksesi negatiivisen tunteen jonka tehtävän loppuunsaattaminen on aiheuttanut. Tyypillisiä kertomuksia esimerkiksi opiskelijoilla ovat tenttiä edeltävät päivät, jolloin saa kyllä aikaiseksi paljon muita asioita, mutta tenttiin lukeminen ei innosta. Jopa siivoaminen on helppoa, vaivatonta ja mukavaa silloin kun sen avulla yrittää välttää tenttiin lukemiseen liittyviä velvollisuuksia.

Työn maailmassa logiikka on samanlainen. Viivyttely onkin työpaikalla nimenomaan hankalaksi tai epämiellyttäväksi koetun tehtävän tarkoituksellista siirtämistä eteenpäin ilman perusteltua syytä.

Mistä viivyttely sitten pohjimmiltaan johtuu?

Meistä jokainen on joskus viivytellyt tehtävien aloittamista. On tärkeää tunnistaa, jos itsellä on taipumus viivytellä, koska osalla meistä on taipumus sortua siihen jatkuvasti. Se mistä viivyttely viivyttely johtuu, saattaakin olla sitten hieman hankalammin tunnistettavissa. Tunnistamme kyllä sen ikävän tunteen, joka syntyy kun tiedämme, että meillä on edessä haasteellinenkin tehtävä, jota emme haluaisi suorittaa, mutta johon olemme sitoutuneet. Tähän epäsuhtaan haemme ratkaisuiksi mukavampien asioiden tekemistä niiden haasteellisten sijaan. On tietysti hyvin odotettavaa, että näiden sijaistekemisten suorittaminen ei ratkaise ongelmaamme, vaan aiheuttavat yhä enemmän kiirettä ja ikävä tunne vatsanpohjassa kasvaa kasvamistaan.

Palkitsemme itseämme muilla, nopeita positiivisia vaikutuksia tarjoavilla ratkaisuilla. Tähän sopivat mainiosti esimerkiksi sosiaalisen median selailu, suoratoistopalvelutuotteiden nauttiminen, ystävien tapaaminen tai joku muu meitä välittömästi palkitseva toiminta.

Toisinaan saatamme epäillä omaa kyvykkyyttämme (useimmiten aivan syyttä). Joskus se saattaa äityä huijarisyndroomaksi, jossa saatamme kokea jatkuvaa pelkoa siitä, että paljastumme huijariksi tai pettymykseksi. Tämä siitä huolimatta, että osaamista ja saavutuksia riittää. Huijarisyndrooma voi aiheuttaa lisäpaineita ja stressiä suorituksen ja työn laadun suhteen. Saatamme myös pyrkiä täydelliseen suoritukseen ja se saa toimintakynnyksemme nousemaan entisestään. Tämä yhdistyy usein rimakauhuun ( deadline-paniikki), joka tarkoittaa tilannetta, jossa henkilö kokee äkillisen stressireaktion tai ahdistuksen, kun lähenevä aikaraja tai deadline painaa päälle. Rimakauhukin vaikuttaa tehokkuuteemme ja vaikeuttaa tehtävästä suoriutumista.

Joudumme ehkä toimimaan osaamisemme reunamilla ja saatamme jopa hieman pelätä miten pärjäämme. Pelkomme kohdistuu etenkin epäonnistumisen mahdollisuuteen. Samalla kun alamme epäillä mahdollisuuksiamme onnistua, tulemme tietysti hieman kasvattaneeksi epäonnistumisen mahdollisuutta. Unohdamme kuitenkin asian toisen puolen eli sen, että voimme oppia tilanteesta paljonkin. Asenteemme ratkaisee paljolti sen miten tilanteeseen suhtaudumme. Carol S Dweck, amerikkalainen kasvatustieteen tohtori on lähestynyt asiaa tutkimuksissaan ja teoksessaan Mindset. Jos meillä on kasvun asenne, jossa ajattelemme olevamme oppivia yksilöitä, joille virheet ja epäonnistumiset tarkoittavat oppimisprosessia. Jos meillä taas on muuttumattomuuden asenne, olemme riippuvaisia jokaisesta onnistumisesta ja ajattelemme osaamisen olevan nimenomaan merkki lahjakkuudesta tai lahjattomuudesta. Epäonnistumisen tarkoittaisi epäonnistumista ihmisenä, joten sitä ei voi hyväksytä. Kyse on siis lopulta siitä osaammeko ajatella tilanteen sillä tavalla, että mahdolliset epäonnistumiset tarkoittavat vain sitä, että on työskenneltävä enemmän tavoitteen saavuttamiseksi, eikä vaikuta ihmisarvoomme mitenkään. Kyse olisi tässä tapauksessa kenties pelkästään asenteestamme.

Viivyttely saattaa johtua myös suunnitteluun liittyvästä puutteesta. Emme ole osanneet aikatauluttaa riittävän hyvin tehtä väämme ja sen edellyttämää aikaa ja resursseja. Olemme myös saattaneet jättää vähemmälle kokonaisprosessin miettimisen ja suunnitelmamme tuleekin kattaneeksi vain osan tekemiseen tarvittavasta työstä.

Meillä saattaa olla myös sellainen tapa, että jätämme lähes poikkeuksetta tehtävämme viime tippaan, sillä ajattelemme olevamme tehokkaimmillamme juuri silloin.

Kaikki nämä opitut ja luonnostaan syntyneet reaktiot lisäävät kokemaamme stressiä, joka taas vaikuttaa keskeisesti keskittymiskykyymme. Heikko keskittyneisyys vaikeuttaa tehtävien suorittamista ja näin tehtävämme vaatii huomattavasti pidemmän aikaa ja työtä, jotta pääsisimme tavoitteeseen.

Viivyttely on työtehtävän tarkoituksellista siirtämistä ilman perusteltua syytä.

Viivyttely johtaa yleensä ajan- ja kiireenhallinnan ongelmiin.

Millaisissa tilanteissa viivyttelyä eniten esiintyy?

  • Vaikeat tai epämiellyttävät tehtävät
  • Epäselvät odotukset
  • Liiallinen monimutkaisuus
  • Puutteelliset resurssit
  • Keskittymisvaikeudet
  • Lyhyen aikavälin paineet
  • Motivaation puute
  • Epävarmuus tulevaisuudesta
  • Liiallinen multitasking.
  • Liiallinen riippuvuus teknologiasta

Edellinen oppitunti

Vastaa

Vieritä ylös